Uno de los aspectos más importantes de la correcta gestión en el taller es lo referido a las órdenes de reparación o, lo que es lo mismo, el contrato de arrendamiento que vincula a cliente y reparador. No deja de ser el documento por el que el taller se compromete a dar un resultado y está obligado a darlo. Por este motivo y muchos más, es importante que los mecánicos rellenen perfectamente la orden de reparación, sobre todo para evitar indeseables consecuencias en caso de incidencia con el cliente. Y es que, como indican muchos expertos, “perder esos cinco minutos rellenándola bien protege al taller frente a cualquier problema”.
¿Qué apartados tiene que contener sí o sí la orden de reparación?
En primer lugar, los datos del taller y los datos del vehículo (el modelo, la matricula y los kilómetros con lo que llega el vehículo al taller, un dato muy importante, no solo por si el motivo de la entrada al taller queda o no dentro de una posible garantía, sino también para demostrar que no se han efectuado más kilómetros de los necesarios, en el caso de tener que realizar una prueba en carretera.
En segundo lugar, debería contener una casilla con el título “Autorizado o depositante del vehículo”, en la que se debe especificar si quien deposita el vehículo es un trabajador, un familiar, un usuario de renting… e indicar todos los datos. En este apartado resulta muy importante el teléfono móvil, que permite ahorrar al taller, por ejemplo, el paso de mandar un burofax, que será sustituido por WhatsApp y tiene la misma validez.
Igualmente, debería haber otra que se llame “Titular del vehículo” y rellenar todos los datos. Si se trata de un siniestro, en la casilla creada para ello, habría que rellenar el número de póliza y la aseguradora si se conoce. Además, es importante hacer una copa del DNI y de la documentación del vehículo, así como recoger en el apartado “indicaciones del cliente” cualquier apreciación del mismo.
Todas las órdenes de reparación deben llevar dos documentos adjuntos:
- La confección de presupuesto
- La reparación.
Este último se usará cuando se trate de un servicio del que de antemano sabemos el precio, como es el caso de las revisiones, cambios de aceite o baterías. Pero cuando se requiere un diagnóstico, se pondría en la “Confección del presupuesto”, ya que sirve para poner las horas que se van a tardar en confeccionar la diagnosis.
Igualmente, es importante el apartado “observaciones”, que serviría para avisar al cliente de que se ha detectado algo que necesita reparación, en el caso de que el cliente decida que no se arregla o no se sustituye. Por último, habría que añadir la fecha estimada de entrega y la fecha de cuándo entra el vehículo, ya que a partir del tercer día de no retirada del vehículo una vez notificado, supone unos gastos de estancia. Habría que indicar esta aclaración junto con el precio, que debe de aparecer y coincidir en el cártel del precio hora del taller.
Al final, la hoja de reparación puede incluir una batería de preguntas con un “sí” o un “no” para marcar sobre si el cliente recogerá las piezas sustituidas, si se autoriza al uso de recambios reconstruidos, si se autoriza la adquisición de piezas y elementos necesarios para la reparación o si se autoriza la subcontratación de servicios, entre otros.
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